Assistant du PDG

Objectif : L'adjoint(e) de direction du chef de la direction (PDG) est chargé(e) d'assurer un leadership administratif exceptionnel et un soutien au chef de la direction pour l'Amérique du Nord. De plus, il/elle est chargé(e) de représenter le bureau avec efficacité, professionnalisme et diplomatie auprès des parties prenantes internes et externes.

Fonctions essentielles :

• Agit en tant que « gardien » pour le PDG en planifiant et en gérant le calendrier, en fixant des rendez-vous et en gérant les modifications du calendrier.
• Gère le planning des voyages et organise les déplacements, notamment les réservations internationales, les locations de voiture, les réservations d'hôtel et les réservations de compagnies aériennes. Évalue les options et prend les décisions concernant les tarifs et la logistique. Prépare les documents d'information pertinents pour le voyage.
• Organise, prépare et gère les réunions d'affaires et les événements clés parrainés par le PDG
• Gère des responsabilités administratives supplémentaires, notamment l'organisation des dossiers, la gestion des emballages, l'envoi de documents et d'autres tâches assignées.
• Gère la couverture téléphonique, filtre les appels et les messages.
• Prépare les notes de frais à l'aide de Concur, traite les factures et étudie les demandes de paiement et les écarts budgétaires
• Produit des documents, des notes de service et des lettres commerciales bien rédigés et visuellement attrayants

Lien hiérarchique : L’adjoint exécutif relève du directeur général pour l’Amérique du Nord.

Qualifications minimales, connaissances, compétences et environnement de travail :

• Éducation et expérience : La combinaison de l'éducation et de l'expérience professionnelle doit dépasser 7 ans :
  • Dans un rôle technique : Nécessite 7 ans d'expérience administrative en soutien à des cadres de haut niveau
    • Un baccalauréat dans un programme lié au domaine fonctionnel peut compter pour 3 des 7 années requises
  • Dans le secteur : 3 à 5 ans d'expérience dans l'hôtellerie, la restauration et/ou la vente au détail
• Formation spécialisée :
  • Formation menant à une solide connaissance de Microsoft Office
  • Expérience avec Concur fortement préférée
• Ensemble de compétences/aptitudes/traits spécialisés
  • Exige la capacité de maintenir le plus haut niveau de professionnalisme et de confidentialité
  • Exige d'excellentes compétences organisationnelles et une grande attention aux détails
  • Sens des affaires et état d'esprit nécessaire pour comprendre les implications à long terme de la prise de décision pour faire progresser les objectifs de l'organisation
  • A démontré sa compréhension des besoins de l'entreprise, des parties prenantes, de la population des employés et des circonstances individuelles

• Lieu : Nécessite une présence en personne cinq jours par semaine au Centre d'assistance d'Amérique du Nord à Bethesda, Maryland.