Asistente del Director General

Propósito: El Asistente Ejecutivo del Director Ejecutivo (CEO) es responsable de brindar liderazgo administrativo excepcional y apoyo al Director Ejecutivo para Norteamérica. Además, es responsable de representar a la oficina de forma eficaz, profesional y diplomática en la interacción con los representantes internos y externos.

Funciones esenciales:

• Actúa como “guardián” del director ejecutivo programando y administrando el calendario, estableciendo citas y gestionando cambios en el cronograma.
• Mantiene el cronograma de viajes y organiza viajes, incluyendo reservas internacionales, alquiler de autos, hoteles y aerolíneas. Evalúa opciones y decide sobre precios y logística. Prepara material de viaje relevante.
• Organiza, prepara y gestiona reuniones y eventos empresariales clave patrocinados por el CEO.
• Gestiona responsabilidades administrativas adicionales que incluyen, entre otras, organizar archivos, manejar embalajes, enviar documentos por correo y otras tareas asignadas.
• Maneja la cobertura telefónica, filtra llamadas y mensajes.
• Prepara informes de gastos utilizando Concur, procesa facturas e investiga consultas de pago y variaciones presupuestarias.
• Produce documentación, memorandos y cartas comerciales bien redactadas y visualmente atractivas.

Relación de reporte: El Asistente Ejecutivo reporta al Director Ejecutivo para América del Norte.

Requisitos mínimos, conocimientos, habilidades y entorno de trabajo :

• Educación y Experiencia: La combinación de educación y experiencia profesional debe superar los 7 años:
  • En un rol técnico: Se requieren 7 años de experiencia administrativa apoyando a ejecutivos de alto nivel.
    • Una licenciatura en un programa relacionado con el área funcional puede contar para 3 de los 7 años de requisito.
  • En la industria: 3-5 años de experiencia en hotelería, alimentos y bebidas y/o venta minorista
• Formación especializada:
  • Capacitación que conduce a un sólido conocimiento de Microsoft Office
  • Se prefiere experiencia con Concur
• Conjunto de habilidades/competencias/rasgos especializados
  • Requiere capacidad para mantener el más alto nivel de profesionalismo y confidencialidad.
  • Requiere excelentes habilidades organizativas y gran atención al detalle.
  • Perspicacia empresarial y la mentalidad necesaria para comprender las implicaciones a largo plazo de la toma de decisiones para avanzar en los objetivos de la organización.
  • Historial demostrado de comprensión de las necesidades de la empresa, las partes interesadas, la población de empleados y las circunstancias individuales.

• Ubicación: Requiere asistencia en persona cinco días a la semana en el Centro de soporte de América del Norte en Bethesda, Maryland.