【ダブルツリーbyヒルトン東京有明】エンジニア アドミニストレーター(フロントライン)

Description

エンジニアリング・セクレタリーは、エンジニアリング部門のすべての業務を処理し、オフィス・システムを管理し、デューティ・エンジニアやチーム・メンバーとのインターフェースを行います。この職務は、アポイントメントを管理し、部門のすべての秘書業務を行います。

- エンジニアリング部門の事務処理全般を担当。

- チーフエンジニアに代わって、エンジニアリングオフィスチームの活動を調整し、情報を照合する。

- 月次報告書やその他すべての報告書、統計、勤務表、小口現金、経費報告書などをまとめる。

- エンジニアリング部門の郵便物や通信文書を処理し、オフィスのファイリングシステム、タイピング、ファックス、コピー機、その他の事務機器を整理し、事務処理に関する適切な記録を残す。

- チーフエンジニアが議長を務めるミーティングに出席し、議事録が作成され、24時間以内にまとめられるようにする。

- 当直エンジニアのアポイントメントを手配し、リマインドする。

- 記録や報告書の作成において、当直エンジニアを補佐する。

- チーフ・エンジニアが不在の場合、または直接連絡を取ることができない場合、電話やその他の情報源からの伝言を綿密かつ詳細に受け取る。

- エンジニアリング・ストア・キーパーへのエンジニアリング部門のすべての購買依頼に責任を持ち、購買のフォローアップを行い、すべての購買依頼、購買、最終会計の状況を詳細に記録する。

- 部門の勤怠管理と日々の経費精算を担当する。

 など

Requirements

ヒルトン・ブランドに仕えるエンジニアリング・セクレタリーは、常にゲストのために働き、他のチームメンバーと協力します。この職務を成功させるには、次のような態度、行動、スキル、価値観を維持する必要があります： 

- ホテルでの2年以上の実務経験（あれば尚可）

- ビジネスニーズに対応できる英語、日本語、オフィスソフトのスキルをお持ちの方。

- コンピューターシステムに精通していること。

- ファイリングや専門的な知識をお持ちの方。

- コミュニケーション能力のある方。

- 主体性があり、必要に応じて責任ある仕事を遂行できる方。